TEKNIK MEMIMPIN RAPAT

RAPAT
- adalah adalah salah satu tindakan manusia untuk berkomunikasi. Kemampuan memimpin rapat secara efektif adalah suatu ketrampilan yang sangat berguna dan sering digunakan oleh seorang pemimpin. Kepemimpinan seseorang juga tercermin dalam kemampuan dia untuk memimpin rapat

KATEGORI RAPAT
- Rapat Tim Inti
- Rapat Koordinasi
- Rapat Informasi
- Rapat Konsultasi

PEMIMPIN RAPAT YG BAIK
- Mengerti apa yang menjadi pokok bahasan, atau agenda rapat yang akan didiskusikan
- Memiliki kemampuan dan kesungguhan untuk mendengarkan setiap pendapat yang muncul
- Memiliki kemampuan untuk menjaga, mengarahkan, dan menyimpulkan keputusan-keputusan yang dibuat
- Pengenalan pribadi yang baik terhadap para pengurus
- Pribadi yang berintegritas
- Mengerti prinsip-prinsip dasar PMK, hal-hal yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan
- Kemampuan untuk lobi diluar rapat (hal ini dapat dilakukan sebelum rapat atau sesudah rapat)

(TAMBAHAN)
- penting untuk kita meminta masukan kepada rekan-rekan kita tentang kemampuan kita memimpin rapat, sehingga kita tahu kelemahan kita, bagaimana seharusnya pertemuan berlangsung, dll

ATURAN UMUM SEBELUM RAPAT
- Buatlah agenda rapat dan sangat baik kalau kita telah berikan kepada anggota sebelumnya (kerjasama dengan sekretaris)
- Alokasikan waktu untuk tiap pembahasan
- Buat surat undangan rapat. Beritahu mereka jauh hari dan ingatkan mereka kembali satu/dua hari sebelumnya. Pastikan kedatangan mereka
- Dorong atau minta mereka mempersiapkan diri mereka (buat laporan dll)
- Pinjamlah atau persiapkan ruang rapat dengan baik. Sediakan alat-alat yang dibutuhkan (spidol, penghapus , dll)
- Atur tempat duduk, sehingga menolong orang untuk berkomunikasi secara optimal
- Kalau rapat panjang, dapat disediakan minum
- Jadilah orang yang pertama datang dalam rapat tersebut

PADA WAKTU PESERTA DATANG
- Sambut dan pastikan bahwa mereka telah bawa agenda/alat tulis yang diperlukan dalam rapat
- Memulai Rapat
- Mulailah tepat waktu
- Pastikan siapa yang menjadi notulis rapat
- Perkenalakan diri dan sapalah mereka dengan hangat

IDE KREATIF MENGELOLA RAPAT
- Rapat tidak harus selalu diisi dengan presentasi, perdebatan, diskusi dll, tetapi ada hal-hal lain yang dapat dilakukan
- Presentasi dapat dipersiapkan dengan lebih menarik (minta anggota untuk mempersiapkannya). Kalau perlu dengan diagram, barchart, slide, OHP dll)
- Kita dapat undang alumni atau pembicara dalam rapat
- Kita dapat persiapkan pujian, reningan, dan doa syafaat
- Sekali-kali games juga boleh
- Bangun team work dengan salah satunya memberikan pujian dan selamat kepada sie/pelaksana kegiatan yang berhasil
- Serius tapi santai, bercanda boleh asal diterus-menerus bercanda

RANGKUMAN SMK3

UU no.13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan
- pasal 86: “Pekerja/buruh mempunyai hak untuk memperoleh perlindungan atas keselamatan dan kesehatan kerja”
- pasal 87: “setiap perusahaan wajib menerapkan sistem manajemen K3 yang terintegrasi dengan manajemen perusahaan”

Peraturan Menteri Tenaga Kerja Nomor : 05/MEN/1996
pasal 3 :
(1) Setiap perusahaan yang mempekerjakan tenaga kerja sebanyak seratus orang atau lebih dan atau mengandung potensi bahaya yang ditimbulkan oleh karakteristik proses atau bahan produksi yang dapat mengakibatkan kecelakaan kerja seperti peledakan, kebakaran, pencemaran dan penyakit akibat kerja wajib menerapkan Sistem Manajemen K3
(2) Sistem Manajemen K3 sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dilaksanakan oleh pengurus,Pengusaha dan seluruh tenaga kerja sebagai satu kesatuan

Pengertian SMK3  Menurut Kepmenaker 05 tahun 1996 :
“Sistem Manajemen K3 adalah bagian dari sistem manajemen secara keseluruhan yang meliputi struktur organisasi, perencanaan, tanggung jawab, pelaksanaan, prosedur, proses dan sumber daya yang dibutuhkan bagi pengembangan, penerapan, pencapaian, pengkajian, dan pemeliharaan kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja dalam pengendalian risiko yang berkaitan dengan keegiatan kerja guna terciptanya tempat kerja yang aman efisien dan produktif”

TUJUAN SMK3
1. Sebagai alat ukur kinerja K3 dalam organisasi
2. Sebagai pedoman implementasi K3 dalam organisasi
3. Sebagai dasar penghargaan (awards)
4. Sebagai sertifikasi

OHS ELEMENT MANAGEMENT SYSTEM
- policy, planning, implementation and operation, checking and correction action, management review (PDCA)

Tujuan Penerapan SMk3 dalam organisasi
- bertujuan untuk meningkatkan kinerja K3 dengan melaksanakan upaya K3 secara efisien dan efektif sehingga resiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat dicegah atau dikurangi

AUDIT
- Suatu proses sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan evaluasi objektivitasnya untuk menetapkan sejauh mana kriteria audit terpenuhi

KEBIJAKAN K3
- Maksud dan arahan secara menyeluruh dari organisasi berkaitan dengan kinerja K3 yang ditunjukkan secara formal oleh Manajemen puncak
- Kebijakan K3 memberikan kerangka untuk tindakan dan menentukan objektif K3

KRITERIA KEBIJAKAN K3
- Sesuai dengan skala dan sifat dari risiko K3 organisasi;
- Komitmen untuk perbaikan berkelanjutan;
- Komitmen untuk mematuhi peraturan K3 yang berlaku dan persyaratan lainnya;
- Terdokumentasi, diimplementasikan, dan dipelihara;
- Dikomunikasikan kepada seluruh tenaga kerja secara intensif agar seluruh tenaga kerja sadar akan kewajiban setiap individu terhadap aspek K3;
- Tersedia untuk semua pihak yang berkepentingan;
- Ditinjau secara berkala untuk menjamin relevansi dan kesesuaian terhadap organisasi;

HIRARC (Hazards Identification Risk Assessment Risk Control)
HIRADC (Hazards Identification Risk Assessment Determaining Control)
- Diatur di dalam suatu Prosedur, terkait peraturan
- Dibuat sesuai pekerjaan yang dilaksanakan
- Mengandung unsur: Identifikasi bahaya, Penilaian resiko, Pengendalian resiko
- Merupakan dasar untuk: Menyusun Prosedur Kerja dan/atau Instruksi Kerja, Menyusun Program Kerja K3, Menyusun Rencana  Inspeksi, Melaksanakan Inspeksi
- Dikomunikasikan kepada personil yang terkait
- Direview secara periodik

Teknik/metode Identifikasi bahaya :
1. Teknik/metode Pasif
2. Teknik/metode Semiproaktif
3. Teknik/metode Proaktif

TEKNIK METODE PROAKTIF
- Metode terbaik untuk mengidentifikasi bahaya adalah cara Proaktif, atau mencari bahaya sebelum bahaya tersebut menimbulkan akibat atau dampak yang merugikan

Tanggung jawab tertinggi untuk K3 dipegang oleh pimpinan puncak

PROGRAM PELATIHAN
- Induksi K3 (safety induction) yaitu pelatihan yang diberikan sebelum seseorang mulai bekerja atau memasuki suatu tempat kerja
- Pelatihan Khusus K3 berkaitan dengan tugas dan pekerjaannya masing masing
- Pelatihan K3 Umum, yaitu program pelatihan yang bersifat umum dan diberikan kepada semua pekerja mulai level terbawah sampai manajemen puncak
- CONTOH: Pengemudi (Smyth Sistem, MVC), Scaffolder (Scaffolding Erection), Rigger (Lifting Rigging), Grinder (Mecanical Grinding)

KOMUNIKASI
1. Komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari pengirim (sender) ke penerima (receiver) dengan tujuan untuk mencapai salah satu sasaran berikut
- Untuk bertindak (action) mengenai sesuatu hal misalnya menghentikan mesin atau memadamkan kebakaran
- Untuk menyampaikan informasi misalnya tentang kebijakan K3 dalam perusahaan, sumber bahaya ditempat kerja, prosedur kerja aman dan lainnya
- Untuk memastikan tentang sesuatu yang seharusnya dilakukan atau dijalankan, misalnya cara melakukan suatu pekerjaan
- Untuk menyenangkan seseorang, misalnya pujian bagi pekerja yang berperilaku aman

DOKUMENTASI
- Memudahkan dalam mencari dokumen jika diperlukan
- Memberikan kesan baik kepada seluruh pihak seperti pekerja, tamu, kontraktor, pelanggan, dan pejabat instansi pemerintah dan lainnya

PERSYARATAN PENGENDALIAN DOKUMEN
- Semua dokumen harus melalui proses persetujuan sebelum digunakan secara formal
- Semua dokumen ditinjau ulang secara berkala dan jika diperlukan adanya perubahan harus disetujui ulang oleh semua pihak terkait
- Setiap ada perubahan dari suatu dokumen harus jelas identitasnya dan dicatat dengan baik
- Versi dari dokumen yang berlaku atau revisi terakhir harus ditempatkan dimana dokumen tersebut digunakan
- Memastikan bahwa suatu dokumen yang sudah kadaluarsa atau tidak lagi berlaku tidak digunakan atau terdapat ditempat kerja

Investigasi Kecelakaan, Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
- Organsasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mencatat, menyelidiki dan menganalisis serta melaporkan insiden

TUJUAN PENYELIDIKAN
- Mencari faktor utama penyebab kejadian untuk mencegah terulangnya kejadian serupa
- Memberikan perlindungan kepada tenagakerja yang mengalami kecelakaan
- Sebagai bahan laporan kecelakaan kepada institusi terkait termasuk kepentingan asuransi kecelakaan
- Mengetahui kelemahan yang ada dalam sistem manajemen K3

TUJUAN INTERNAL AUDIT K3
- Untuk memastikan apakah sistem manajemen K3 yang dijalankan telah memenuhi prosedur yang telah ditetapkan dan sesuai dengan persyaratan dan standar  OHSAS 18001
- mengetahui apakah sistem manajemen K3 tersebut telah berjalan sebagaimana mestinya di seluruh jajaran sesuai dengan lingkup pelaksanaannya
- Memastikan apakah sistem manajemen K3 yang dijalankan telah efektif untuk menjawab semua isu K3 yang ada dalam organisasi guna menghindarkan SMK3 yang salah arah

TAHAPAN AUDIT
- Persiapan
- Memeriksa perlengkapan audit
- Presentasi pembukaan
- Koordinasi Tim Audit

PERBEDAAN INSPEKSI DAN AUDIT
- Inspeksi adalah Pemeriksaan terhadap suatu objek yang bertujuan untuk melihat keadaannya secara visual dengan atau tanpa menggunakan peralatan uji
- Audit adalah Pemeriksaan secara menyeluruh dan sistematis terhadap suatu objek meliputi proses, prosedur, sistem, methode dari administratif sampai pelaksanaan