FIRE AND SAFETY AUDIT

FIRE AND SAFETY AUDIT
- pemeriksaan sistematis dan mandiri untuk menentukan apakah kegiatan K3 Kebakaran dan hasil yang berkaitan memenuhi peraturan yang direncanakan dan apakah pengaturan ini diterapkan secara efektif dan sesuai untuk tujuan

ALASAN PELAKSANAAN
- Keuntungan yang utama untuk diketahui mengapa perlu dilaksanakan audit adalah menciptakan suatu sikap proaktif dari organisasi dalam menghadapi kegiatan suatu organisasi
- Masalah akan diidentifikasi dan diselesaikan lebih awal sehingga organisasi tidak akan jatuh ke dalam krisis manajemen atau hal yang lebih jauh lagi dimana dapat mengganggu jalannya organisasi

AUDITOR
- Ialah personil yang berkualifikasi untuk melaksanakan Audit SM-K3 Kebakaran

PERSYARATAN AUDITOR
- Personil haruslah terlatih dan berpengalaman
- Mengetahui dan mengerti proses yang ada dalam Sistem Manajemen K3 Kebakaran

KARAKTERISTIK AUDITOR
- Diplomatis
- Analis
- Sabar
- Disiplin
- Berpikiran terbuka
- Tidak memihak
- Tegas

ANGGOTA TIM AUDIT
- 1 orang tim manajemen senior
- 1 orang anggota P2K3/ Staf Divisi K3
- 1 orang ahli operasi/produksi
- 1 orang ahli K3 Kebakaran (disarankan)

TUGAS & TANGGUNG JAWAB KETUA
- Jika diperlukan, melakukan konsultasi dengan klien dan auditee dalam menentukan kriteria dan lingkup audit
- Mendapatkan informasi yang penting untuk menentukan sasaran audit, kegiatan organisasi auditee, produk, jasa, site, dan laporan audit sebelumnya (jika ada)
- Membentuk tim audit
- Mengarahkan timnya sesuai panduan yang ada
- Menyiapkan timetable dan menginformasikannya kepada klien, auditee, dan tim auditor
- Mengkoordinasikan persiapan dari dokumen kerja, prosedur, dan melakukan briefing dengan timnya
- Mengatasi masalah yang timbul dalam pelaksanaan audit
- Menjadi juru bicara dalam timnya saat berhadapan dengan auditee, di awal, pada saat, dan di akhir pelaksanaan audit
- Memberikan informasi atau meminta dilakukannya perbaikan secara segera jika terdapat ketidaksesuaian yang sangat fatal
- Melaporkan kepada klien temuan serta keputusan yang diambil dari audit
- Mengikuti dan mendukung ketua tim audit
- Merencanakan dan melaksanakan tugas secara obyektif, efisien, dan efektif sesuai lingkup audit
- Mengumpulkan dan menganalisa bukti audit untuk menjabarkan temuan auditnya serta menghasilkan hasil akhir
- Menyiapkan dokumen kerja dibawah petunjuk ketua tim audit
- Menjaga dokumen yang digunakan sebagai bukti dan mengembalikannya sesuai permintaan
- Membantu dalam penulisan laporan audit

KLIEN
- Adalah pihak yang meminta pelaksanaan audit

Empat kegiatan dalam pengukuran dan evaluasi:
- Inspeksi dan Pengujian
- Audit SM- K3 Kebakaran
- Pemantauan
- Tindakan perbaikan dan pencegahan

FIRST PARTY AUDIT
- Adalah Audit Sistem Manajemen Internal atau oleh Pihak I, dari dalam organisasi itu sendiri
= Auditor mempunyai kualifikasi dan diangkat atau ditetapkan oleh Manajemen Puncak/ Penanggung Jawab
= Auditor harus independence dan tidak mempunyai kepentingan terhadap auditee
= Auditor bertanggung jawab kepada Pemberi Tugas/ Manajemen

SECOND PARTY AUDIT
- Adalah Audit Sistem Manajemen yang dilaksanakan oleh Auditor dari luar organisasi, tetapi bukan oleh Lembaga Sertifikasi Program Audit yang relevan dengan obyek
= Audit dilaksanakan oleh Pelanggan atau perwakilannya untuk kepentingan pelanggan itu sendiri dalam kerjasama kemitraan
= Dapat juga dilakukan oleh Auditor Konsultan untuk kepentingan pihak pelanggan organisasi  tersebut dalam rangka untukupaya perbaikan SM K3 Kebakaran dimaksud

THIRD PARTY AUDIT
- Adalah Audit Sistem Manajemen yang dilaksanakan oleh Auditor dari Lembaga Sertifikasi atau oleh Auditor lembaga audit yang ditunjuk oleh Lembaga Sertifikasi dalam rangka program sertifikasi yang relevan dengan obyek

SURVEILLENCE AUDIT
- Adalah Audit Sistem Manajemen secara berkala yang dilaksanakan oleh lembaga sertifikasi dalam rangka pengawasan/ pemantauan selama masa laku sertifikat yang diterbitkan oleh lembaga sertifikasi untuk organisasi yang dimaksud
= Biasanya dilakukan secara periodik/ berkala setiap 6 bulan atau sesuai perjanjian kebijakan kedua belah pihak
= Lingkup audit tidak mencakup seluruh butir klausal/elemen, tetapi digunakan sebagai “sampling methods”

AUDITEES
- Ialah pihak yang diaudit

TANGGUNG JAWAB AUDITEES
- Memberikan informasi kepada karyawan sasaran dan ruang lingkup dari audit yang akan dilaksanakan jika diperlukan
- Menyediakan fasilitas yang dibutuhkan oleh tim auditor seperti pendamping, dll agar proses audit berjalan efektif
- Menunjuk seseorang yang bertanggung jawab dan kompeten dalam organisasinya untuk mendampingi tim auditor dan memastikan keselamatan, kesehatan, dan persyaratan lainnya terpenuhi
- Menyediakan akses terhadap fasilitas, personil, informasi yang relevan, serta catatan sesuai permintaan auditor
- Bekerja sama dengan tim auditor
- Melaksanakan tindakan perbaikan dan pencegahan berdasarkan laporan audit

TANGGUNG JAWAB KLIEN
- Menentukan kebutuhan dari pelaksanaan audit
- Menghubungi auditee untuk mendapatkan kerjasamanya
- Menentukan sasaran dari audit
- Memberikan kewenangan dan menyediakan sumber daya sehingga audit dapat berjalan
- Menyetujui kriteria audit
- Menyetujui rencana audit (audit plan)
- Menerima dan memeriksa laporan hasil pelaksanaan audit
- Menyebarluaskan laporan audit
- Menentukan tindak lanjut yang diperlukan

RUANG LINGKUP AUDIT SM-K3 KEBAKARAN
- Seluruh aspek SM- K3 Kebakaran
- Menilai tingkat kecukupan sistem: sofware, hardware dan brainware
- Penelusuran kecukupan dan kesesuaian terhadap aspek 3D’s: Documents, Description & Demonstration

TUGAS & TANGGUNG JAWAB TEAM
- Menentukan sasaran, cakupan, kekerapan dan metode audit menyusun rencana kerja dan daftar pelaksanaan audit
- Mengembangkan checklist dan questionnaire serta standar penilaian
- Pemeriksaan secara obyektif, mereview dan verifikasi melalui wawancara
- Menyusun laporan hasil audit dan saran perbaikan

AUDIT PROTOCOL
- Sarana yang diperlukan
- Pengaturan anggta, team, jadual dan daerah kunjungan kunjungan
- Opening meeting
- Verifikasi
- Pemeriksaan lapangan
- Closing meting
- Evaluasi
- Laporan

SARANA YANG DIPERLUKAN
- Checklist yang sudah disiapkan
- Questionnaire lengkap dengan standar penilaian
- Buku catatan
- Kamera
- Formulir untuk wawancara
- Prosedur kerja

OPENING MEETING
- Pengenalan anggota team dan menanda tangani daftar hadir seluruh peserta
- Menjelaskan lingkup dan sasaran audit serta jadwal
- Menjelaskan ringkasan aturan audit
- Menjelaskan kriteria dan kategori ketidak sesuaian
- Konfirmasi sumber daya: APD, waktu istirahat, makan siang, dsb
- Klarifikasi hal-hal yang belum jelas

VERIFIKASI INFORMASI & DOKUMEN
- Memeriksa catatan
- Wawancara
- Pemeriksaan secara sample
- Audit data dan dokumen (Kecukupan, ketersediaan data dan dokumen / Kecukupan isi data & uraian dokumen sesuai persyaratan standa/ Sistem pengendalian data & dokumen)

PEMERIKSAAN LAPANGAN
- Melihat lngsung sifat operasi
- Paparan resiko
- Iklim K3 di unit kerja
- Perangkat lunak (prosedur, peraturan perusahaan, dan karyawan)

CARA PENILAIAN
- Mengacu pada standar manjamen mutu dan manajemen lingkungan untuk memberikan pertimbangan hasil penilaian setiap penemuan dapat menggunakan bobot penilaian kepastian pemenuhan kepatuhan, dengan memakai Huruf: A, B, C, D), disertai penjelasan Conformity (sesuai), dan dilengkapi formulir: Non-Concormity (tidak sesuai) berupa: major dan minor

PEDOMAN QUESTIONNAIRE VERSUS CHECKLIST
- Questionnaire merupakan panduan umum, namun Tim Audit perlu melengkapi checklist tambahan yang diperlukan karena sebagian pertanyaan pada pedoman teknis belum dapat mencari pemenuhan persyaratan yang diminta

CLOSING MEETING
- Menanda tangani daftar hadir peserta
- Uraian tentang pelaksanaan audit, daerah yg diaudit, lingkup, waktu audit, auditees, dsb
- Presentasi temuan audit dan kesimpulan
- Konfirmasi temuan dan tindakan perbaikan
- Penanda tanganan laporan temuan audit; Penanggung Jawab dan Auditor
- Distribusi laporan audit
- Ucapkan terima kasih

EVALUASI
- Hasil pemeriksaan (temuan)
- Kelemahan unsur sistem yang perlu diperbaiki berkaitan dengan software, dan manusia
- Saran perbaikan

SUSUNAN LAPORAN
- Kesimpulan menyatakan secara ringkas hasil audit menyeluruh; singkat, jelas, obyektif dan menarik
- Pelaksanaan audit menjelaskan secara singkat; lingkup audit dan daerah yg perlu perhatian khusus
- Temuan, menyajikan data tentang hasil pemeriksaan secara lebih lengkap dan berisi kekuatan dan kelemahan penerapan SM-K3 Bidang Kebakaran di unit kerja
- Saran, berupa usulan untuk perbaikan
- Perusahaan dan Seksi/ Unit yg diaudit
- Pelaksanaan Audit; tanggal dan tempat
- Tujuan audit (menyatakan tujuan dan maksud
- Lingkup audit (elemen, kriteria dan persyaratan standar)
- Team Audit; Ketua, Sekretaris, Anggota
- Wakil Seksi/ Unit yg diaudit (Nama dan jabatan)
- Daftar temuan ketidak sesuaian (Kategori (major/ minor)
- Kesimpulan umum
- Tindak lanjut (Penjelasan ketidak sesuaian kriteria, berapa mayor dan berapa minor, berikut dengan daftarnya)
- Hasil Audit; Baik, Sedang atau Buruk