SAFETY AUDIT CONCEPTS

SAFETY AUDIT
- Pengamatan kritis dan sistematis terhadap penerapan yang menyangkut aspek Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja untuk mencari Kelemahan Sistem dan langkah perbaikannya sebelum timbul kecelakaan/kerugian

PERBEDAAN AUDIT & INSPEKSI
- Audit: Upaya mengatur efektivitas dari pelaksanaan suatu Sistem, Difokuskan terhadap proses suatu Sistem, Penekanan terhadap Proses, Metode Pelaksanaan : tinjauan ulang, verifikasi dan observasi, Jangka Panjang
- Inspeksi: Upaya menemukan kesesuaian dari suatu Obyek, Difokuskan terhadap suatu Obyek, Penekanan terhadap hasil akhir, Metode Pelaksanaan : dengan pengujian secara teknis dan mendetil, Jangka Pendek

MENGAPA AUDIT DIPERLUKAN?
- Melakukan evaluasi terhadap efektifitas program
- Sebagai motivator terhadap usaha perbaikan
- Membandingkan antara pelaksanaan dan program
- Melakukan identifikasi terhadap ketidak sesuaian
- Agen dari kegiatan Manajemen

TUJUAN AUDIT
- untuk menentukan efektifitas program K3 perusahaan, dan mengukur upaya pencegahan kerugian

RUANG LINGKUP AUDIT
- Audit K3 dilaksanakan pada semua kegiatan perusahaan
- Pelaksanaan audit K3 harus mencakup semua tujuan dan program serta sistem manajemen K3 yang yang telah ditetapkan
- Melibatkan semua unsur untuk melaksanakan perbaikan sebagai perwujudan komitmen manajemen

JENIS AUDIT
- INTERNAL & EKSTERNAL

AUDIT INTERNAL
- Pemeriksaan oleh perusahaan sendiri tanpa menghilangkan obyektifitas
- Pelaksanaan tidak terlalu formal
- Bertujuan untuk menilai/ melakukan evaluasi terhadap program
- Memberi masukan kepada manajemen dalam rangka mengembangkan sistem manajemen K3
- Mempersiapkan untuk pelaksanaan audit eksternal yang akan dilaksanankan oleh konsultan pihak luar
CONTOH: Process Safety Management Audit (PSM Audit Team), Environmental, Health and Safety Management System Audit (SMLK3 Audit Team)

AUDIT EKSTERNAL
- Audit yang dilakukan oleh badan independen atau konsultan
- Pemeriksaan dilakukan secara formal
- Tujuan audit untuk menilai secara obyektif terhadap sistem manajemen K3
- Penilaian oleh badan independen akan memperoleh pengakuan baik secara nasional maupun internasional
CONTOH: Audit SMK3 Depnaker, Audit OHSAS 18001

KEUNTUNGAN AUDIT
- Memperkuat program dan standar organisasi
- Mengingatkan manajer pada setiap tingkatan untuk mendorong perbaikan kinerja
- Laporan audit dapat mengupayakan perbaikan dan perhatian terhadap kondisi substandard
- Mendapat informasi pada saat yang tepat sebelum kejadian yang merugikan terjadi, sehingga dapat melakukan kontrol utk perbaikan pada tingkat awal
- Identifikasi terhadap kelemahan program
- Memberi kesempatan pada kelompok atau individu untuk saling mengenal dan saling memperkuat
- Memperkuat kemampuan manajemen
- Meningkatkan keterlibatan manajemen dalam pelaksanaan program
- Fokus pada kinerja sebagai motivasi manajemen
- Memberi kesempatan pada upaya dan kontribusi setiap pekerja dalam melaksanakan prinsip sistem manajemen K3

LANGKAH- LANGKAH PELAKSANAAN AUDIT
- Persiapan pre-audit
- Pertemuan pendahuluan
- Tour keliling tempat kerja
- Melaksanakan wawancara
- Verifikasi terhadap informasi yang didapat
- Pertemuan penutup
- Evaluasi dan Laporan audit

TYPICAL PERSONAL INTERVIEWED
- Safety/ Loss Control Manager
- Industrial Hygienist
- Occupational Health Nurse or Physician
- Fire Specialist
- Maintenance Manager
- Employee Training Coordinator
- Human Resources/ Personal Manager
- Senior Operating Manager
- Engineering Manager
- Purchasing/ Procurement Manager
- Environmental Protection Engineer
- Emergency Response Coordinator
- Program or Element Leaders

LAPORAN AUDIT BERISIKAN
- Ringkasan Pelaksanaan audit K3 (Executive Summary)
- Nama lokasi yang diaudit, nama auditor termasuk semua anggota tim audit K3, tanggal pelaksanaan audit K3, distribusi laporan, dan  tanggal rencana jawaban
- Kata pengantar dan ucapan terima kasih kepada Tim Manajemen dan semua pihak terkait, sehingga audit K3 dapat terlaksana dengan baik
- Tujuan dan ruang lingkup audit K3
- Laporan utama yang berisikan
- Kesimpulan

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MELAKSANAKAN AUDIT K3
1. PRINSIP DASAR AUDIT
- Audit harus berdasarkan fakta-fakta obyektif
- Kriteria keputusan harus berdasarkan kepada syarat-syarat standar dan peraturan-perundangan yang ada

2. POKOK PENTING DAN SARAN DALAM PENERAPAN AUDIT
- Pisahkan antara audit dokumen dan audit lapangan
- Gunakan daftar periksa; Namun demikian audit tidak terbatas pada daftar periksa, oleh sebab itu temuan di lapangan dapat diangkat menjadi permasalahan
- Ujilah bukti yang didapat di lapangan dengan standar, prosedur dan peraturan yang berlaku
- Kesesuaian dan ketidak sesuaian, serta tingkatannya perlu dievaluasi
- Rincian temuan harus sesuai dengan pokok kriteria audit

3. KETIDAK SESUAIAN
A. Jenis Ketidak Sesuaian:
- Ketidak Sesuaian dengan standar prosedur
- Ketidak Sesuaian dengan peraturan pemerintah
- Ketidak Sesuaian dengan SMK3
B. Tingkat Ketidak Sesuaian
- Ketidak Sesuaian Utama – SMK3 tidak berfungsi
- Ketidak Sesuaian dengan persyaratan – sistem     berfungsi
- Ketidak sesuaian Minor – dapat diperbaiki dengan bimbingan

4. PENULISAN LAPORAN HARUS
- Menggambarkan fakta dengan jelas
- Menghindari kata-kata abstrak
- Data obyektif, tidak boleh subyektif
- Menggambarkan alasan dengan jelas, sehingga mudah dimengerti
- Menghindari inkonsistensi

5. PELAPORAN TINDAK LANJUT
- Pelaporan tindak lanjut hendaknya disusun sebagai berikut:
A. Laporan Audit
B. Tindakan koreksi
C. Menerima jawaban laporan
D. Tindak lanjut
- Dalam laporan ini agar diindikasikan hal-hal yang direkomendasikan, anggota yang akan menerima laporan, batas waktu jawaban terhadap ketidak pastian hasil audit, status auditee, evaluasi terhadap tindakan koreksi, dan gambaran untuk audit berikutnya

DEFINISI
- Audit (K3) adalah pengujian kritis secara sistematis terhadap penerapan Manajemen K3 diseluruh kegiatan perusahaan, dengan tujuan untuk meminimisasi kerugian
- Inspeksi (K3) adalah pemeriksaan secara rutin dan berkala terhadap suatu Obyek Kegiatan atau Departemen biasanya dilakukan oleh petugas setempat